Bạn phải trả một khoảng phí không nhỏ để vận chuyển hàng hóa của mình qua đường hàng không, vậy tại sao bạn không chọn cho mình một công ty giao nhận vận tải thực sự đáng tin cậy? Việc chọn ra một nhà giao nhận vận tải hàng không tốt nhất phục vụ cho nhu cầu vận chuyển hàng hóa của bạn có thể được áp dụng dựa theo ba nguyên tắc quan trọng sau: Responsiveness, Reach và Reputation.
1. Responsiveness (Khả năng phản ứng)
Trong vận chuyển bằng đường hàng không quan trọng nhất chính là tốc độ. Bạn thường chọn đường hàng không khi cần hàng hóa đến nơi một cách thật nhanh chóng. Nhưng tốc độ luôn đi kèm một số lưu ý nhất định: Bạn sẽ có rất ít thời gian để có được một bộ chứng từ hoàn chỉnh, bất kỳ vấn đề nảy sinh đều phải được xử lý ngay lập tức, không có chỗ cho sự chậm trễ. Đó là lý do tại sao bạn phải chọn một giao nhận vận tải hàng không sỡ hữu khả năng responsiveness thật nhanh chóng và hiệu quả.
Một nhà giao nhận vận tải hàng không nhạy bén nên chủ động theo dõi lô hàng của bạn, để có thể giải quyết vấn đề phát sinh càng sớm càng tốt. Họ cũng phải làm việc để giảm bớt nguy cơ trì hoãn bằng cách đảm bảo tất cả các chứng từ bạn cần luôn trong trạng thái sẵn sàng, chỉ có thế thì hàng hóa của bạn mới không bị mắc kẹt trong khi khai báo hải quan hoặc bị giữ lại bởi một tổ chức chính phủ. Nếu có bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót nào trong bộ chứng từ của bạn, nhà giao nhận vận tải hàng không sẽ giúp bạn phát hiện các vấn đề và sửa chữa lại những lỗi sai đó một cách chính xác.
Họ cũng cần phải có dịch vụ khách hàng luôn trong tâm thế sẵn sàng phục vụ. Khi bạn có câu hỏi hoặc quan tâm, điều quan trọng là bạn có thể giao tiếp một cách nhanh chóng và hiệu quả với các nhóm hỗ trợ giao nhận vận tải hàng không để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Cho dù thông qua điện thoại hoặc trực tuyến, bạn luôn cần một người có thể phản hồi lại những yêu cầu của bạn càng sớm càng tốt.
2. Reach (tầm cỡ và phạm vi hoạt động)
Khi bạn đang tìm kiếm nhà giao nhận vận tải hàng không tốt nhất, hãy xem xét tầm cỡ của họ. Điều đó có nghĩa là bạn phải chú ý đến mạng lưới hoạt động của họ và thâm niên trong kinh doanh. Một nhà giao nhận vận tải quốc tế với nhiều năm kinh nghiệm có thể có một mạng lưới hoạt động rộng lớn hơn một tổ chức ít kinh nghiệm.
Một nhà giao nhận tầm cỡ đa phần đã xây dựng mối quan hệ với các hãng hàng không khác nhau trong nhiều năm qua, yếu tố này vô cùng quan trọng, đặc biệt trong mùa cao điểm khi không gian cho hàng hóa vận chuyển bị hạn chế. Một giao nhận vận tải hàng không với một mối quan hệ tốt với các hãng hàng không sẽ khiến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, đảm bảo luôn có chỗ trống cho các lô hàng của bạn khi nhu cầu cao.
Ngoài mạng lưới rộng lớn, một nhà giao nhận vận tải hàng không kinh doanh trong nhiều năm qua sẽ có những kiến thức tốt để xử lý mọi tình huống. Họ có nhiều kinh nghiệm với các loại hàng hóa khác nhau và biết được các quy định của chính phủ cũng như những hạn chế có thể ảnh hưởng đến lô hàng của bạn. Kiến thức và kinh nghiệm tích lũy được sẽ cam kết rằng lô hàng của bạn luôn được xử lý một cách trôi chảy nhất.
3. Reputation (Danh tiếng)
Bạn mong muốn tìm được một nhà giao nhận vận tải hàng không có quá khứ phục vụ đặc biệt thành công?
Thứ nhất, hãy yêu cầu tham chiếu, nói chuyện với các khách hàng của họ về kinh nghiệm làm việc với nhà giao nhận vận tải hàng không đó. Đặt những câu hỏi cụ thể có liên quan trực tiếp đến nhu cầu và mong đợi của bạn.
Tiếp theo, tìm hiểu về những thông tin liên quan đến hoạt động của nhà giao nhận hàng không đó trong ngành. Bắt đầu với những điều cơ bản, ví dụ như họ đã được công nhận bởi Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) chưa? Tìm hiểu thêm về thông tin bảo mật của họ bằng cách kiểm tra nếu họ có tham gia trong quan hệ đối tác Hải quan-thương mại chống lại khủng bố (C-TPAT) thông qua hải quan Mỹ. Điều này đặc biệt quan trọng nếu công ty của bạn có tham gia C-TPAT.
Một thực tế khác đáng xem xét chính là quy mô của công ty giao nhận vận tải hàng không mà bạn chọn lựa. Nếu bạn là một doanh nghiệp kinh doanh vừa và nhỏ, bạn có thể phù hợp với một nhà giao nhận vận tải quốc tế có tập quán làm việc thường xuyên với các công ty tương tự như doanh nghiệp của bạn. Những nhà giao nhận này thường có tiếng là nhanh nhẹn và có thể đưa ra các quyết định quan trọng một cách nhanh chóng, đó là yếu tố đặc biệt quan trọng trong vận tải hàng không như đã đề cập bên trên.
Dịch vụ khách hàng của họ thường phản ứng nhanh hơn so với các công ty vận tải lớn hơn, vì một nhà giao nhận vận tải hàng không làm việc với các doanh nghiệp lớn có xu hướng ưu tiên cho nhu cầu của một khách hàng lớn. Xem xét khía cạnh tốc độ của vận tải hàng không, bạn sẽ không muốn trở thành “kẻ đến sau” khi mà bạn không thể tiếp cận họ tại một thời điểm rất quan trọng.
Khi bạn đang tìm kiếm một nhà giao nhận vận tải hàng không, hãy ghi nhớ quy tắc 3RS để lựa chọn đối tượng phù hợp với nhu cầu của bạn.
Tác giả: Eric Jochim – Giám đốc Marketing tại Dedola Global Logistics, một nhà giao nhận vận tải và quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu.