Phải xuất trình chứng từ gì để nhận hàng trong vận tải biển?
Xác định được các chứng từ cần phải xuất trình là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro nhất cho các bên trong giao dịch vận tải biển.
1. Chứng từ là gì?
Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, nhằm làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị.
2. Các loại chứng từ vận chuyển đường biển
2.1. Chứng từ hải quan:
Muốn xuất khẩu hay nhập khẩu hàng hóa thì loại giấy tờ quan trọng đầu tiên cần phải chuẩn bị là chứng từ hải quan. Đặc biệt, đối với các loại hàng hóa khi vận chuyển qua nước ngoài thì đó là điều bắt buộc. Theo quy định của Hải quan, chủ hàng phải xuất trình khi hàng hóa di chuyển xuyên quốc gia, bao gồm:
a. 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại
b. 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu
Tờ khai hải quan là văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.
c. 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương
Hợp đồng mua bán ngoại thương là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa.
d. 01 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là loại giấy tờ ghi nhận ngày đăng kí kinh doanh lần đầu và là căn cứ xác doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.
Giấy chứng nhận đăng kỹ mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.
e. 02 bản chính kê khai chi tiết hàng hoá
Là thông tin chi tiết hàng hoá trong kiện hàng, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Nó còn có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau.
2.2. Chứng từ với cảng và tàu
Trong vận chuyển hàng hóa đường biển những người giao/nhận hàng hóa cần chú ý xem xét chứng từ để kiểm soát hàng hóa một cách chặt chẽ trong giai đoạn xếp hàng hóa lên tàu, cụ thể là:
a. Chỉ thị xếp hàng của công ty vận tải
Là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung cấp đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để xếp lên tàu theo những chỉ dẫn cần thiết.
b. Biên lai thuyền phó
Là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng.
c. Vận đơn đường biển
Là chứng từ vân tải hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện cấp cho người gửi hàng sau khi đã sắp xếp hàng lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển có tác dụng như bằng chứng về giao dịch hàng hóa, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.
d. Bản lược khai hàng hoá
Là bản liệt kê các loại hàng hóa được sắp xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác do đại lý tại cảng xếp hàng lập nên. Bảng lược khai hàng hóa phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn miễn sao xong trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng.
e. Phiếu kiểm đếm
Là một chứng từ gốc về số lượng hàng hóa được xếp lên tàu, bản sao của loại phiếu này sẽ đươc giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hóa sau này.
f. Sơ đồ xếp hàng
Là bản vẽ miêu tả sơ đồ sắp xếp hàng hóa trên tàu gồm những kí hiệu khác nhau để đánh dấu từng mặt hàng khác nhau, giao từng cảng khác nhau.
2.3. Chứng từ khác
Ngoài chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, còn các loại chứng từ về hàng hoá, bảo hiểm, thanh toán… Cụ thể:
a. Giấy chứng nhận xuất xứ
Là loại chứng từ cung cấp thông tin về nơi sản xuất hàng. được người của cơ quan có thẩm quyền của nước đó xác nhận.
b. Hoá đơn thương mại
Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán do người bán hàng soạn ra. để người yêu cầu mua phải trả đúng với số tiền đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện cơ sở giao hàng.
c. Phiếu đóng gói
Là bảng kê khai tất cả các loại hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hộp). Phiếu đóng gói thường được đặt trong các bao bì. Hoặc túi gắn ở bên ngoài sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy. Nội dung của phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm: số, ngày lập hóa đơn. Tên địa chỉ người bán và người mua; cảng xếp, dỡ; tên tàu, số chuyến; thông tin hàng hóa như số lượng, số kiện, trọng lượng, thể tích.
d. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng
Là chứng từ mà người xuất khẩu lập ra. Cấp cho người nhập khẩu để xác định chính xác số lượng, trọng lượng hàng hoá đã giao.
e. Chứng từ bảo hiểm
Chứng từ bảo hiểm là giấy xác nhận do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu. Để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm.
2.4. Một số loại chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu
Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
Biên bản kê khai hàng thừa thiếu
Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ
Biên bản giám định phẩm chất
Biên bản giám định số trọng lượng
Biên bản giám định của công ty bảo hiểm
Thư khiếu nại
Thư dự kháng
3. Giải pháp xuất trình chứng từ nhanh chóng, giá rẻ
Sau khi xác định được các chứng từ cần phải xuất trình, các bên liên quan cần phải nộp đúng hạn. Nếu không, các bên có thể không nhận được hàng hoặc nhiều rủi ro khác có thể xảy đến. Hiểu được yếu tố quan trọng trong việc xuất trình chứng từ đó. World Courier cung cấp giải pháp – dịch vụ chuyển phát nhanh uy tín trong nước và quốc tế. Chính vì có kinh nghiệm nhiều năm trong nghiệp vụ. Chúng tôi tự hào là đơn vị vận chuyển uy tín, nhanh chóng và hiệu quả, với tinh thần nhiệt huyết, đam mê, tận tình với công việc.
Dịch vụ vận chuyển của WorldCourier
Để chuyên chở hàng hóa giá rẻ, gom hàng là một giải pháp hiệu quả. Đây là dịch vụ mà người. Gom hàng tập hợp những lô hàng lẻ. Từ nhiều người ở cùng nơi đi, thành những lô hàng nguyên để gửi và giao cho nhiều người nhận ở cùng nơi đến.
- Đơn vị hàng đầu với uy tín chất lượng số 1, thời gian nhanh chóng, chi phí tiết kiệm
- Tư vấn và báo giá chính xác
- Đội ngũ nhân viên tận tâm, giàu kinh nghiệm, lấy khách hàng làm trung tâm. Mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất
- Hỗ trợ các dịch vụ về Hải quan khi quý khách yêu cầu
- Luôn có những chính sách ưu đãi giá tốt. Nhiều mức giá khác nhau và chiết khấu cho khách hàng lớn
- Có chính sách bảo hiểm và bồi thường đối với từng mặt hàng cụ thể
- Đóng gói, cung cấp thùng carton miễn phí
- Chúng tôi có giá cước rẻ nhất thị thường
- Cung cấp mã tracking cho khách hàng theo dõi đơn hàng của mình dễ dàng
- Hợp tác với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín: Indochinapost, Viettel Cargo, Airport Cargo,…
- Là đại lý của nhiều hãng bay quốc tế uy tín: DHL, UPS, TNT, Fedex,…